Come far passare la tua azienda al lavoro da remoto

Se la tua azienda non produce beni fisici, permettere ai propri dipendenti e collaboratori di lavorare a distanza è una tendenza in continua crescita.

Oggi il progresso tecnologico consente di ricorrere a questa metodologia di lavoro con relativa facilità.

Come puoi organizzare al meglio questa nuova tipologia di organizzazione aziendale? Eccoti di seguito una serie di consigli utili.

Ricordati comunque di rivolgerti a un consulente informatico specializzato in realizzazione di reti aziendali per implementare al meglio la tua struttura aziendale basata sullo smart working.

Intanto, cos’è il lavoro a distanza?

Il lavoro da remoto è un tipo di organizzazione aziendale che permette ai propri dipendenti di lavorare da casa, o dovunque si trovino, a patti che abbiano una connessione stabile alla rete Internet.

Per la tua azienda il lavoro a distanza comporta una lunga lista di vantaggi come l’abbattimento delle spese per gli uffici, la possibilità di scegliere risorse più competenti (non essendo la scelta limitata alle risorse locali), la semplificazione della produttività, la fidelizzazione dei dipendenti, la riduzione del pendolarismo (con tutti i benefici connessi per l’ambiente e la salute di ognuno di noi).

Come far diventare la tua azienda completamente funzionante da remoto?

Ecco alcuni consigli che dovresti seguire per la transizione verso il lavoro da casa, in modo che questa organizzazione sia il più possibile efficace.

Stabilisci policy e linee guida

Definire chiare linee guida per il lavoro da remoto è fondamentale.

Linee guida e policy serviranno da riferimento nei casi in cui i dipendenti abbiano qualche dubbio di comportamento.

Ogni azienda avrà linee guida e policy specifiche, adattate alla propria organizzazione.

Considera inoltre di rivedere questi documenti periodicamente. Linee guida e policy non sono scolpite nella pietra, ma modificabili a seconda delle esigenze.

Cosa contengono linee guida e policy? Tutti i principali aspetti del lavoro a distanza, quindi organizzare la postazione di lavoro, come presentarsi alle riunioni on line, quale tono utilizzare nelle chat e anche come assicurare che i dispositivi utilizzati siano sicuri.

Dota i tuoi lavoratori dell’attrezzatura necessaria

Dovrai fornire sia l’hardware sia il software adeguato affinché i dipendenti lavorino in modo efficiente da casa loro.

Per l’hardware, si tratta di assegnare ai lavoratori al minimo un notebook con webcam integrata, cuffie, poggiapiedi, tappetino per il mouse con poggia polsi, sedia adeguata. Naturalmente la dotazione varia a seconda del ruolo del dipendente nell’organizzazione: a coloro che si interfacciano spesso con i clienti sarebbe bene fornire microfono e webcam esterni e di migliore qualità. Anche lo spazio che le persone hanno a disposizione nella propria abitazione influisce sulla quantità e sul tipo di dispositivi da fornire.

Per il software, vanno compresi tutti quegli strumenti relativi alla comunicazione e alla condivisione delle informazioni. Avrai quindi bisogno di tool che permettano facilmente di fare video conferenze, chat di lavoro, time tracking, gestione dei progetti, salvataggio dei dati sul cloud (cloud storage). Alcuni esempi: Google Workspace (ex Google Suite) o Microsoft Office, Trello, Slack, Hubspot o Salesforce, tanto per citare i principali.

Forma i tuoi dipendenti sulle migliori pratiche del lavoro da remoto

Non tutti i tuoi collaboratori possono avere familiarità con gli strumenti del lavoro a distanza. Prevedi un budget per una formazione adeguata al corretto utilizzo di questi strumenti, che oltre a incrementare le loro conoscenze, aumenterà anche la loro motivazione.

Organizza riunioni ricorrenti

Mancando il contatto diretto, è essenziale schedulare incontri periodici per capire su cosa sta lavorando lo staff, che problemi incontra e qual è lo stato di avanzamento dei diversi progetti.

Ti consiglio di istituire:

• daily stand-up: brevi incontri quotidiani per capire il carico di lavoro dei diversi team
• riunioni settimanali: per discutere dell’andamento dei progetti

Non scordare di organizzare periodicamente delle uscite faccia a faccia, anche informali come una pizzata, una bevuta al pub o un aperitivo.

Conclusioni

Preparare la tua struttura organizzativa al lavoro da remoto non è affatto difficile. Si tratta di una sfida che, se intrapresa con convinzione, ti porterà a una maggiore efficienza produttiva, permettendoti di ottenere i lavori fatti in modo più veloce, oltre alla riduzione dei costi fissi aziendali, come affitto, spese di pulizia, sorveglianza dei locali, e molti altri.