Che differenza c’è tra digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti?

Che differenza c’è tra dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti? Questa domanda è molto ricorrente, soprattutto nei tempi recenti in cui questi due termini sono stati portati più volte alla ribalta dalle cronache.
Nonostante la digitalizzazione dei documenti e la dematerializzazione cartacea siano concetti tra loro diversi, sono molte le persone che tendono a unificarne il significato e a utilizzare le due parole come sinonimi.
Sebbene dei punti di contatto ci siano, è utile chiarire, una volta per tutte, le differenze tra la digitalizzazione e la dematerializzazione dei documenti cartacei: una pratica nasce su supporto cartaceo che viene trasformato successivamente in elettronico, mentre l’altra non richiede alcuna trasformazione.

Cos’è la dematerializzazione dei documenti?

Dematerializzare vuol dire privare un documento della sua forma cartacea (cioè materiale) attraverso un processo che lo rende digitale e senza fisica consistenza. Attraverso uno scanner, è possibile trasformare un documento cartaceo in un documento informatico digitale in formato elettronico, avente la stessa valenza del precedente modello su carta (che sia un’immagine o un file di altra natura poco cambia).
La dematerializzazione cartacea incentiva un processo che prevede la conversione da fogli di carta a file digitali, privilegiando il supporto elettronico.
Il motivo principale che regge tale concetto consiste in una tempestiva diffusione delle comunicazioni e in un’archiviazione più snella e sicura in grado di liberare spazio nei cassetti degli uffici, eliminando notevoli quantità di carta.
Ecco i principali vantaggi della dematerializzazione nelle aziende.

  • Riduzione della mole cartacea
  • Ricerca veloce dei documenti
  • Minori costi di gestione
  • Rapida diffusione delle comunicazioni attraverso l’invio elettronico a diversi destinatari
  • Disponibilità immediata dei documenti
  • Possibilità di effettuare più copie del documento
  • Medesima valenza del documento elettronico con l’originale

Cos’è la digitalizzazione dei documenti?

In questo caso, un documento ha il suo formato di origine già in forma digitale, ossia viene creato al computer o con altri dispositivi elettronici e non viene stampato. Un esempio classico è la fattura elettronica che nasce direttamente in forma digitalizzata per essere poi inviata automaticamente al destinatario, senza utilizzare alcun supporto materiale.
I vantaggi della digitalizzazione in un’azienda sono molteplici.

  • Riduzione dei costi di stampa
  • Minor consumo di carta
  • Facilità di ritrovamento dei documenti
  • Sicurezza della ricezione del documento digitalizzato da parte del destinatario
  • Realizzazione immediata del documento
  • Automazione di alcuni processi

Dematerializzazione e digitalizzazione: quali le differenze?

La dematerializzazione dei processi documentali è cosa diversa rispetto alla digitalizzazione aziendale dei documenti. La prima differenza palese tra i due concetti è che, nel primo caso, alla base deve esistere un documento su carta, un foglio stampato, una pagina di giornale, una cartolina, un testo scritto di proprio pugno o con qualsiasi altri strumento di scrittura, su supporto cartaceo. Solo in questi casi è possibile la conversione del formato, trasformando tutto in un file elettronico. Senza un “foglio di carta” pre esistente, la dematerializzazione non esisterebbe e sarebbe impossibile da realizzare.
Dematerializzando si può ottenere non solo la copia di un documento, ma, avendo il medesimo valore, è possibile anche eliminare l’originale su carta, dato che il file elettronico soddisfa i medesimi criteri dell’originale.

Parlando, invece, della digitalizzazione dei documenti, è previsto un processo diverso e, per certi versi, anche più semplice e immediato rispetto alla dematerializzazione. Non servono conversioni o trasformazioni, ma la produzione del documento avviene direttamente con un computer in forma elettronica e digitalizzata.
Inoltre, sul foglio elettronico è possibile intervenire per correggere eventuali errori, eseguire modifiche e aggiornamenti agendo unicamente su un file che, di volta in volta, viene elaborato (anche in maniera condivisa da più persone).

Nonostante le molte differenze tra la dematerializzazione dei documenti cartacei e la digitalizzazione, vi è un punto in comune importante: entrambe le procedure mirano al risparmio di carta e alla riduzione dei costi di produzione, invio, gestione e archiviazione dei documenti.